HR Operations & Payroll Specialist (m/w/d)

Deine Rolle

In dieser Position bist Du eine zentrale Ansprechperson für alle operativen HR-Prozesse. Du stellst gemeinsam mit dem HR-Team eine zuverlässige Personaladministration sicher, verantwortest die Pflege unserer Personaldaten und bereitest alle relevanten Informationen für die monatliche Entgeltabrechnung vor.

Dabei arbeitest Du eng mit unseren Mitarbeitenden, Führungskräften, unserem externen Lohnbüro sowie weiteren internen und externen Ansprechpartnern zusammen.

Dich erwartet eine vielseitige HR-Rolle mit hoher Eigenverantwortung und einem breiten Einblick in die operativen Personalprozesse einer internationalen Schule. Du wirst Teil eines internationalen Arbeitsumfelds, in dem unterschiedliche Perspektiven, Kulturen und berufliche Hintergründe selbstverständlich zusammenkommen.

Dabei hast Du die Möglichkeit, bestehende HR-Prozesse nicht nur zu administrieren, sondern gemeinsam mit uns weiterzuentwickeln und zu digitalisieren.

Deine Benefits

• Ein modernes, inspirierendes Arbeitsumfeld mit internationalen Mitarbeitenden und einer offenen Schulgemeinschaft.

• Zu unseren Benefits gehören kontinuierliche berufliche Fortbildungsprogramme, wöchentliche Gesundheitskurse, ein monatlicher Geschenkgutschein im Wert von 50€ und ein Umzugspaket, falls Du noch nicht in Berlin wohnst (Umzugsprämie von 1000€, Kostenerstattung von Reise- und Umzugskosten, Unterstützung bei der Wohnungssuche usw.).

• Die Möglichkeit, in einem interessanten Umfeld zu wachsen und gemeinsam mit uns neue Qualitätsstandards im Bereich Bildung zu definieren.

• Unsere Zusammenarbeit und das Zusammengehörigkeitsgefühl im Kollegium zeichnen sich durch einen besonderen Teamgeist sowie respektvollen und harmonischen Umgang aus.

• Unsere „Open-Door-Kultur“ in der Führungsebene, gemeinsames Lernen und kollegiale Fallberatung machen unsere unterstützende Zusammenarbeit aus.

• Wir bieten stetige persönliche Weiterentwicklung durch „Professional Development Days“ und individuelle Fortbildungen. Die Möglichkeit in einem interessanten Umfeld zu wachsen und gemeinsam mit uns neue Qualitätsstandards im Bereich der Bildung zu definieren.

• Wir bieten darüber hinaus ein anregungsdichtes Arbeitsumfeld mit einem gut ausgebildeten, internationalen Team, modernen Werkzeugen und einer offenen Schulgemeinschaft im Herzen von Berlin.

• Bei uns ist mindestens ein Home-Office-Tag pro Woche möglich. Darüber hinaus bieten wir je nach Aufgaben und individuellem Bedarf zusätzliche Flexibilität.

Deine Aufgaben

• Du verantwortest die vorbereitende Lohn- und Gehaltsabrechnung und stellst die vollständige und fristgerechte Übermittlung aller abrechnungsrelevanten Daten an unser externes Lohnbüro sicher.

• Du pflegst und verwaltest unsere Personalstamm- und Bewegungsdaten in Personio und stellst eine hohe Datenqualität sicher.

• Du erstellst regelmäßige und anlassbezogene HR-Reportings und Personalauswertungen.

• Du bereitest erforderliche Personalmeldungen und Personalstatistiken für die zuständigen Berliner Behörden bzw. die Senatsverwaltung vor.

• Du erstellst und administrierst Arbeitsverträge, Vertragsänderungen, Bescheinigungen und weitere personalrelevante Dokumente.

• Du verantwortest das operative Abwesenheits- und Urlaubsmanagement und sorgst für eine korrekte Dokumentation in unseren HR-Systemen.

• Du begleitest Ein- und Austritte sowie weitere administrative Prozesse entlang des Employee Lifecycles.

• Du bist Ansprechperson für unsere Mitarbeitenden bei administrativen HR-Fragen und unterstützt sie beispielsweise bei Anträgen, Bescheinigungen sowie Fragen zu Urlaub, Abwesenheiten und Entgeltabrechnung.

• Du arbeitest kontinuierlich an der Optimierung und Digitalisierung unserer HR-Prozesse mit und unterstützt dabei, Personio bestmöglich zu nutzen.

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein Studium mit HR-Bezug oder eine vergleichbare Qualifikation.

• Berufserfahrung im Bereich HR Operations, Personaladministration und/ oder vorbereitender Lohnbuchhaltung.

• Gute Kenntnisse grundlegender personaladministrativer und abrechnungsrelevanter Prozesse.

• Erfahrung mit dem HR-Management-System Personio ist Voraussetzung.

• Einen sicheren Umgang mit Excel bzw. Google Sheets und Freude daran, mit Personaldaten und Reportings zu arbeiten.

• Eine sehr sorgfältige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise.

• Ein ausgeprägtes Verständnis für Vertraulichkeit und Datenschutz im Umgang mit sensiblen Personaldaten.

• Eine serviceorientierte Arbeitsweise und Freude daran, Mitarbeitende kompetent und lösungsorientiert zu unterstützen.

• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse, da beide Sprachen Teil unseres Arbeitsalltags sind.

• Freude an der Arbeit in einem internationalen und vielfältigen Schulumfeld.